Die im Extranet bereitgestellten personenbezogenen Daten sind aufgrund des personalisierten Zugriffs nur für die als Adressat bestimmte Person (i. d. R. Annahmestellenleitung) sowie (aus Gründen der Sorgfaltspflicht) die/den zuständige/n RegionalleiterIn/-betreuerIn und/oder ASt-BetreuerIn einsehbar.

Datenschutzhinweise für den Annahmestellenbetreiber und deren Mitarbeiter (Bedienkräfte) gem. Art. 13 DSGVO bei der Nutzung des Extranets, Umfragen, Anmeldung zu Schulungen und Schulungen am Terminal

Im Folgenden möchten wir Sie in verständlicher und kompakter Form über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten durch WestLotto im Zusammenhang mit dem Extranet, Umfragen, Anmeldung zur Schulung und den Schulungen am Terminal seitens WestLotto unterrichten.

1. Verantwortlicher. Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist die Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG, Weseler Straße 108-112, 48151 Münster („WestLotto“), E-Mail: info@westlotto.de.
2. Datenschutzbeauftragter. Bei Fragen zum Datenschutz bei WestLotto können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
   - per E-Mail: datenschutz@westlotto.de
   - per Post: Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG, Datenschutz, Weseler Str. 108 – 112, 48151 Münster
3. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Extranets. Für die Nutzung des Extranets von WestLotto wird die Kennung verwendet, mit der sich die Bedienkräfte am Terminal anmelden. Für diese Kennung ist die Hinterlegung des Namens der Bedienkraft erforderlich. Jede Bedienkraft meldet sich mit seiner eigenen Kennung am Terminal an. Für einen leichteren Zugang kann ein Fingerabdruck im Terminal hinterlegt werden. Der Fingerabdruck dient lediglich dazu, die zeitaufwendigere Eingabe des Kennworts zu verkürzen. Die Informationen zum Fingerabdruck werden nur auf dem Terminal gespeichert. Dabei wird nicht das ursprüngliche Bild, sondern lediglich die sich hieraus ergebenden Messwerte festgehalten.
   (Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
4. Datenverarbeitung bei der Anmeldung zur Schulung. Für die Anmeldung zu einer Schulung wird der Name des Schulungsteilnehmers erfasst und gespeichert. Hierdurch kann WestLotto zum einen den Nachweis von Schulungsteilnahmen im Sinne des Glücksspielstaatsvertrages nachweisen und zum anderen werden die Informationen benötigt, um die Schulung durchführen.
   (Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO und § 6 GlückStV und § 22 GlückStV i.V.m. §§ 11 – 14 AnVerVO NRW).
5. Datenverarbeitung bei Schulungen am Terminal. Für die Durchführung einer Schulung am Terminal wird ebenfalls der Name des Schulungsteilnehmers erfasst und gespeichert. Die Teilnahme an bestimmten Schulungen ist verpflichtend und Grundlage für die Erlaubnis der betreffenden Person, Glücksspielprodukte zu verkaufen. Hierdurch kann sowohl der Betreiber der Annahmestelle als auch WestLotto die Schulungsteilnahmen im Sinne des Glücksspielstaatsvertrages nachweisen (Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO und § 6 GlückStV und § 22 GlückStV i.V.m. §§ 11 – 14 AnVerVO NRW).
6. Datenverarbeitung bei Umfragen im Extranet. Für die Verbesserung von Funktionalitäten am Terminal oder im Extranet und auch für Produktverbesserungen werden seitens WestLotto Umfragen im Extranet erhoben. Bei diesen Umfragen werden die Kennung des Bedieners und damit auch sein Name erfasst. Für die Auswertung der Umfragen werden diese personenbezogenen Daten nicht verarbeitet. (Rechtsgrundlage der vorgenannten Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO).
7. Empfänger. Ihre Daten werden grundsätzlich ausschließlich von WestLotto verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen betreffen die Fälle, in denen der Gesetzgeber die Weitergabe der Daten verlangt oder vorsieht (z.B. im Rahmen einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden oder im Rahmen des Geldwäschegesetzes).
   In bestimmten Fällen ist die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erforderlich, um Ihre oder unsere Interessen zu wahren oder unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Eine solche Weitergabe erfolgt insbesondere, wenn wir externe Dienstleister einsetzen. In diesen Fällen ist der Dienstleister weisungsgebunden und der Dienstleister erhält Daten nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. 

   Bitte beachten Sie, dass uns eine Zusammenarbeit mit Personen (Bereitstellungsverbot von Geldern oder wirtschaftliche Ressourcen) untersagt ist, die namentlich in den veröffentlichten Sanktionslisten der EU genannt werden. Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflicht werden wir daher einen Abgleich zu Ihrer Person mit den EU-Sanktionslisten durchführen. Zu diesem Zweck werden wir Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift sowie ggf. weitere personenbezogene Merkmale mit den auf den Listen geführten Personen abgleichen.
   Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. Sanktions-Verordnungen nach Art. 288 Abs. 2 AEUV („consolidated list of sanctions“).

8. Dauer der Datenspeicherung. Wir speichern die vorgenannten Daten, Unterlagen und Belege für den Zeitraum des Bestehens der Geschäftsbeziehung mit der betreffenden Annahmestelle und darüber hinaus aus buchhalterischen und anderen gesetzlichen Gründen für die Dauer der jeweils gesetzlich bestimmten Speicherpflichten.
   Informationen zu Bedienkräften und damit auch die Nachweise der durchgeführten Terminal-Schulungen werden jährlich aktualisiert. Im Zuge der Aktualisierung werden die Daten der Personen gelöscht, die nicht mehr als Vertragspartner oder Bedienkraft tätig sind.
   (Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, § 9 Abs. 5 GwG, § 257 HGB sowie § 147 AO).
9. Ihre Rechte. Ihnen steht jederzeit das Recht zu, eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zu verlangen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften nicht möglich sein (z.B. aufgrund der Aufbewahrungspflichten nach dem Geldwäschegesetz oder den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung), werden die Daten gesperrt, so dass Sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d.h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen. Zudem haben Sie das Recht der Datenverarbeitung zu werblichen Zwecken wie in Ziffer 6 beschrieben zu widersprechen.

Sie haben auch das Recht sich bei der für WestLotto zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44,40102 Düsseldorf). Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde an Ihrem Wohnort wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.

Stand: 05.12.2023

Version: EXTRA-1.3.L

Falls nicht explizit anderweitige Regelungen für bestimmte Informationen vorgegeben werden (z.B. für Informationen, die an Kunden weitergegeben werden müssen oder eigene Abrechnungen), sind die Informationen/Daten des Extranet Eigentum der „Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG“. Es handelt sich grundsätzlich um vertrauliche Unternehmensdaten. Alle Benutzer des Extranet sind verpflichtet, mit den zur Verfügung gestellten Informationen sorgfältig umzugehen, die Vertraulichkeit von Informationen/Daten zu beachten und diese ausschließlich im Rahmen Ihrer Tätigkeit für das Unternehmen „Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG“ zu nutzen.